Business E-Mail: Professionelle E-Mail für Unternehmen im Vergleich

von Christopher Prüfer Webhosting-Experte

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Was ist eine Business E-Mail?

Als Business E-Mail wird üblicherweise eine E-Mail-Adresse bezeichnet, die für die geschäftliche Kommunikation verwendet wird und unter einer eigenen Unternehmensdomain läuft.

Ein typisches Beispiel ist:

kontakt@meinefirma.de

Im Unterschied zu kostenlosen E-Mail-Diensten wird dabei nicht die Domain eines fremden Anbieters verwendet. Dein Unternehmen tritt stattdessen mit seinem eigenen Namen als Absender auf.

Aus einer einzigen Domain können beispielsweise verschiedene geschäftliche Adressen entstehen:

• info@meinefirma.de
• kontakt@meinefirma.de
• support@meinefirma.de
• rechnung@meinefirma.de
• vorname.nachname@meinefirma.de

Technisch handelt es sich bei vielen Business-E-Mail-Angeboten um klassisches E-Mail Hosting beziehungsweise Mailhosting. Je nach Tarif kommen zusätzliche Funktionen wie Kalender, Kontakte, Gruppenpostfächer oder zentrale Administration hinzu.

Warum ist eine eigene Business E-Mail sinnvoll?

Professioneller Eindruck bei Kunden

Eine geschäftliche E-Mail-Adresse unter der eigenen Domain wirkt professioneller und lässt sich eindeutig einem Unternehmen oder einer Marke zuordnen.

Das ist besonders wichtig, wenn über E-Mail Angebote verschickt, Rechnungen versendet, Kundenanfragen beantwortet oder neue Geschäftskontakte aufgebaut werden.

Die eigene Marke wird sichtbar

Bei jeder versendeten Nachricht erscheint deine Domain im Absender. Dadurch wird der Firmen- oder Markenname automatisch Bestandteil deiner geschäftlichen Kommunikation.

Eine Business E-Mail kann deshalb auch zur Wiedererkennung eines Unternehmens beitragen.

Einheitliche Adressen für Mitarbeiter

Sobald mehrere Personen in einem Unternehmen arbeiten, lassen sich unter einer gemeinsamen Domain einheitliche E-Mail-Adressen vergeben.

Beispielsweise:

• anna.mueller@firma.de
• max.schmidt@firma.de
• lisa.meier@firma.de

Dadurch entsteht ein konsistenter professioneller Außenauftritt.

Funktionsadressen für bestimmte Aufgaben

Zusätzlich zu persönlichen Postfächern können allgemeine Adressen für bestimmte Geschäftsbereiche genutzt werden:

• info@ für allgemeine Anfragen
• support@ für Kundendienst
• rechnung@ für Buchhaltung
• bewerbung@ für Personalthemen
• bestellung@ für Bestellungen

Für wen lohnt sich eine Business E-Mail?

Eine professionelle E-Mail-Adresse ist nicht nur für größere Unternehmen sinnvoll. Gerade bei kleinen Firmen und Selbstständigen lässt sie sich mit wenig Aufwand und vergleichsweise geringen Kosten einrichten.

Was braucht man für eine professionelle Business E-Mail?

Für eine einfache geschäftliche E-Mail-Adresse werden im Wesentlichen zwei Komponenten benötigt.

1. Eigene Domain

Die Domain mit E-Mail bildet die Basis deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse.

Aus:

meinefirma.de

wird beispielsweise:

kontakt@meinefirma.de

Viele Business-E-Mail-Tarife enthalten bereits eine Domain. Alternativ kannst du eine vorhandene Domain mit dem E-Mail-Hosting verbinden.

2. E-Mail Hosting

Damit Nachrichten empfangen, gespeichert und versendet werden können, benötigst du ein E-Mail-Postfach auf einem Mailserver.

Diesen technischen Teil übernimmt der E-Mail-Hosting-Anbieter.

Business E-Mail ohne eigene Website

Viele Selbstständige benötigen zu Beginn keine umfangreiche Firmenwebsite, möchten gegenüber Kunden aber trotzdem mit einer professionellen E-Mail-Adresse auftreten.

Das ist problemlos möglich.

Eine Domain kann ausschließlich für den E-Mail-Verkehr verwendet werden. Unter einer Adresse wie beratung-mustermann.de lassen sich beispielsweise E-Mail-Postfächer betreiben, ohne dass unter der Domain gleichzeitig eine Website erreichbar sein muss.

Wenn später eine Website hinzukommt, kann diese unter derselben Domain betrieben werden.

Planst du von Anfang an zusätzlich eine Firmenwebsite, kann ein entsprechender Tarif aus unserem Webhosting Vergleich sinnvoller sein.

Business E-Mail: Welche Funktionen sind wichtig?

Welche Ausstattung benötigt wird, hängt stark davon ab, ob du allein arbeitest oder mehrere Mitarbeiter beziehungsweise Teams verwalten möchtest.

Eigene Domain

Für einen professionellen Geschäftsauftritt sollte der Anbieter die Nutzung einer eigenen Domain ermöglichen. Besonders praktisch sind Tarife, bei denen bereits eine Domain im Preis enthalten ist.

Mehrere E-Mail-Postfächer

Ein Selbstständiger kommt möglicherweise mit einem einzigen Postfach aus. Sobald Mitarbeiter oder verschiedene Geschäftsbereiche hinzukommen, werden mehrere Postfächer interessant.

Ausreichend Speicherplatz

Geschäftliche Postfächer sammeln häufig über mehrere Jahre große Mengen an Nachrichten und Anhängen. Deshalb sollte ausreichend Speicherplatz zur Verfügung stehen.

Webmail

Über Webmail kannst du deine Business E-Mail direkt im Browser öffnen. Dadurch ist kein bestimmtes E-Mail-Programm erforderlich.

IMAP und SMTP

Wenn du dein Postfach mit Outlook, Thunderbird, Apple Mail oder einer Smartphone-App nutzen möchtest, sollte der Tarif den Zugriff über gängige Mailprotokolle unterstützen.

Spam- und Virenschutz

Geschäftliche E-Mail-Adressen sind regelmäßig Ziel von Spam, Phishing und schädlichen Anhängen. Entsprechende Filter gehören deshalb zu den wichtigen Funktionen eines Business-Mail-Tarifs.

Aliase und Weiterleitungen

Mit E-Mail-Aliasen lassen sich zusätzliche Adressen nutzen, ohne für jede Adresse ein eigenes Postfach einzurichten.

Beispielsweise können:

• info@firma.de
• kontakt@firma.de
• anfrage@firma.de

alle an dasselbe zentrale Postfach weitergeleitet werden.

Business E-Mail für eine Person oder mehrere Mitarbeiter?

Der benötigte Tarif hängt stark von der Unternehmensgröße ab.

Business E-Mail oder Microsoft Exchange?

Eine professionelle E-Mail-Adresse bedeutet nicht automatisch, dass du Microsoft Exchange benötigst.

Für viele Selbstständige und kleine Firmen reicht klassisches E-Mail-Hosting vollkommen aus. Damit kannst du professionelle Adressen unter deiner eigenen Domain erstellen und diese beispielsweise mit Outlook oder einem Smartphone nutzen.

Exchange wird vor allem dann interessant, wenn mehrere Mitarbeiter intensiv zusammenarbeiten und gemeinsame Funktionen benötigt werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• gemeinsame Kalender
• gemeinsame Kontakte
• zentrale Postfächer
• Terminplanung innerhalb des Teams
• umfangreiche Administrationsmöglichkeiten

Falls du solche Funktionen benötigst, findest du entsprechende Angebote im Hosted Exchange Vergleich.

Business E-Mail oder kostenloser Mailanbieter?

Für private Zwecke sind kostenlose E-Mail-Dienste häufig ausreichend. Im geschäftlichen Umfeld bietet eine eigene Domain jedoch entscheidende Vorteile.

Kann ich meine bestehende Domain für eine Business E-Mail nutzen?

Ja. Wenn du bereits eine eigene Domain besitzt, kannst du diese in vielen Fällen mit einem separaten Business-E-Mail- beziehungsweise Mailhosting-Anbieter verbinden.

Dafür werden die entsprechenden DNS-Einstellungen der Domain angepasst. Eine wichtige Rolle spielen die sogenannten MX-Einträge. Sie bestimmen, welche Mailserver für deine Domain zuständig sind.

Für Einsteiger ist es allerdings häufig einfacher, Domain und E-Mail beim selben Anbieter zu verwalten.

Was kostet eine Business E-Mail?

Professionelle E-Mail-Adressen müssen nicht teuer sein. Gerade einfache Tarife für Selbstständige oder kleine Unternehmen sind häufig bereits für überschaubare monatliche Kosten erhältlich.

Der Preis hängt vor allem von folgenden Faktoren ab:

• Anzahl der enthaltenen Domains
• Anzahl der Postfächer
• Speicherplatz pro Postfach
• Spam- und Virenschutz
• Kalender- und Kontaktfunktionen
• Backup- und Sicherheitsfunktionen
• Vertragslaufzeit

Worauf sollte man bei einem Business-E-Mail-Anbieter achten?

Für kleine Unternehmen und Selbstständige sind vor allem folgende Punkte relevant:

• eigene Domain verwendbar oder bereits inklusive
• ausreichend E-Mail-Speicherplatz
• genügend Postfächer für Mitarbeiter
• IMAP und SMTP für Outlook und Smartphone
• komfortabler Webmailer
• Spam- und Virenschutz
• E-Mail-Aliase und Weiterleitungen
• transparente Kosten nach Aktionszeiträumen
• bei Bedarf Kalender-, Kontakt- und Teamfunktionen

Welche Funktionen wirklich notwendig sind, hängt stark vom Einsatzzweck ab. Ein Einzelunternehmer benötigt normalerweise deutlich weniger Verwaltungs- und Teamfunktionen als ein Unternehmen mit zehn oder zwanzig Mitarbeitern.

Häufige Fragen zur Business E-Mail

Brauche ich für eine Business E-Mail eine eigene Domain?

Für einen wirklich professionellen Auftritt ist eine eigene Domain empfehlenswert. Dadurch kannst du Adressen wie kontakt@meinefirma.de verwenden und trittst gegenüber Kunden mit deinem eigenen Unternehmensnamen auf.

Kann ich eine Business E-Mail ohne Website nutzen?

Ja. Eine Domain kann ausschließlich für E-Mail-Adressen verwendet werden. Eine Website ist dafür nicht notwendig.

Kann ich Business E-Mail mit Outlook verwenden?

Ja. Wenn der Anbieter IMAP und SMTP oder eine entsprechende Exchange-Anbindung unterstützt, kannst du dein geschäftliches Postfach normalerweise problemlos mit Microsoft Outlook nutzen.

Wie viele Business-E-Mail-Adressen brauche ich?

Das hängt von der Unternehmensgröße ab. Selbstständige benötigen teilweise nur eine persönliche Adresse und einige Aliase. Bei mehreren Mitarbeitern empfiehlt sich dagegen meist ein separates Postfach für jede Person.

Ist Business E-Mail das Gleiche wie E-Mail Hosting?

Nicht ganz. E-Mail Hosting bezeichnet hauptsächlich die technische Dienstleistung für den Betrieb von E-Mail-Postfächern. Business E-Mail beschreibt stärker den Einsatzzweck. Viele Business-E-Mail-Angebote basieren technisch auf klassischem E-Mail Hosting.

Brauche ich Microsoft Exchange für eine professionelle E-Mail?

Nein. Für eine professionelle Adresse unter eigener Domain reicht klassisches E-Mail Hosting aus. Exchange bietet zusätzliche Funktionen für Zusammenarbeit, Kalender, Kontakte und Administration und ist deshalb vor allem für Teams interessant.

Kann ich mehrere Adressen unter einer Domain verwenden?

Ja. Je nach Tarif kannst du mehrere eigenständige Postfächer oder zusätzliche E-Mail-Aliase unter derselben Domain einrichten.

Business E-Mail Anbieter vergleichen

Eine professionelle Business E-Mail mit eigener Domain lässt sich heute auch für Selbstständige und kleine Unternehmen unkompliziert einrichten. Bereits einfache E-Mail-Hosting-Angebote ermöglichen Adressen wie kontakt@meinefirma.de und sorgen damit für einen professionelleren Auftritt gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.

Für Einzelpersonen reichen häufig einfache Tarife mit einem oder wenigen Postfächern. Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern sollten zusätzlich auf ausreichend Speicherplatz, mehrere Benutzer sowie mögliche Kalender-, Kontakt- und Teamfunktionen achten.

In unserem Vergleich kannst du passende Angebote für deine Business E-Mail gegenüberstellen und einen Tarif finden, der zu deinem Unternehmen passt.