PDF-Lösungen für Unternehmen

Autor:   |  10.06.2015


pdf.jpgIn den meisten Unternehmen gehört der Umgang mit Dokumenten zu Alltagsgeschäft. Auch bei Webhostern ist das Aufkommen von Dokumenten in verschiedenen Formaten hoch. Egal, ob es sich um Schriftverkehr mit Kunden handelt, um Rechnungen oder technische Dokumente wie Logfiles und KK-Anträge, alle diese Dateien müssen sorgfältig bearbeitet und anschließend ordentlich archiviert werden. Um diese Prozesse zu vereinfachen, greifen viele Webhoster inzwischen auf professionelle PDF-Lösungen zurück.

Vorteile von PDF-Lösungen für Webhoster

  • Verschiedene Formate konvertieren
Mithilfe einer professionellen PDF-Lösung lassen sich verschiedene Formate einfach in das einheitliche PDF-Format konvertieren. Oftmals liegen Webhostern Dokumente in unterschiedlichen Formaten vor. Darunter beispielsweise Word Dokumente wie .doc oder .docx, Excel Tabellen mit den Endungen .xls oder .xlsx oder Präsentationen wie .ppt uder .pttx. Dank der PDF-Software lassen sich all dies Dateien in ein einheitliches Format bringen. Auch Grafiken von eingescannten Dokumenten im .jpg oder .png Format oder ganze E-Mails im Format .msg oder .eml, die von Kunden oder Geschäftspartnern eingesendet werden, können in PDF-Dateien überführt werden. Diese lassen sich anschließend effizienter und mit weniger Aufwand im Archiv des Unternehmens speichern und für den internen und externen Gebrauch verwenden.
  • Dokumente digital signieren
Ein weiterer Vorteil beim Einsatz von professionellen PDF-Lösungen ist die Möglichkeit, Dokumente mit einer digitalen Signatur zu versehen. Auf diese Weise lassen sich die digitalen Dokumente auch in rechtsrelevanten Angelegenheiten verwenden. Dabei ist es wichtig, auf die Einhaltung europäischer Richtlinien zur digitalen Unterschrift (Sig-Ril) sowie auf die Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes (SigG) zu achten. Diese offiziellen Vorgaben sollten von der eingesetzten Software unbedingt unterstützt werden. Dies ist der Fall, wenn auf Anwendungen bekannter Anbieter, wie beispielsweise webpdf.de gesetzt wird.
  • Durchsuchbare PDFs erstellen
Gerade im Bereich der Archivierung ist die PDF-OCR-Funktion eine große Hilfe. Damit lassen sich durchsuchbare und bearbeitbare PDF-Dokumente aus normalen Grafiken und Dokumenten erstellen. Müssen zu einem späteren Zeitpunkt einzelne Informationen aus den archivierten Dateien verfügbar gemacht werden, so lässt sich dies über eine schnelle Suche realisieren.
  • Langzeitarchivierung von PDFs
Viele Dokumente des täglichen Geschäfts müssen den gesetzlichen Vorgaben entsprechend über einen bestimmten Zeitraum aufgehoben werden. Oftmals gilt es dabei mehrere Jahre zu überbrücken. Mittels des PDF/A-Formats lassen sich digitale Dokumente mit einer garantiert langfristigen Lesbarkeit abspeichern.

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